Laden...
 

Medewerker Contact Center / Operational planning assistant Infrabel Academy

Job ID:  13448
Locatie: 

Brussel/Bruxelles, BE

 

DE JOB

Samen met je collega's zorg je ervoor dat  iedere medewerker de juiste opleiding aangeboden krijgt. Trainers en medewerkers die vertoeven op onze Campus kunnen daarenboven door jou op de beste dienstverlening rekenen. 

CONTACT CENTER

Je voornaamste taken zijn: 

Permanentie van het Contact Center 
Je verzorgt, in een beurtrol, de permanentie van het Contact Center en gaat daarbij klantgericht tewerk.
•    Je beheert en volgt de functionele mailboxen van de Campus op;
•    Je beantwoordt vragen of stuurt ze, indien nodig, door naar betrokken operational planning assistant en trainers; 
•    Je grijpt in bij problemen en storingen en roept de technische diensten op zodat issues snel worden verholpen;
•    Je behandelt klachten en problemen die door cursisten, opleiders of bezoekers worden gemeld;
•    Je ziet toe of de algemeen geldende (veiligheids)regels van de Campus worden nageleefd en spreekt mensen, indien nodig, hierop aan.
Begeleiden en informeren van bezoekers
•    Je begeleidt en informeert bezoekers.
Aanspreekpunt bij vragen (1e lijn)
•    Je fungeert als aanspreekpunt bij problemen en zoekt proactief naar oplossingen (eerste lijn).
Logistieke ondersteuning opleiders
•    Je biedt logistieke ondersteuning aan de trainers (bv. ter beschikking stellen lesmateriaal, syllabi ,… ).
Bediening aankondigingssysteem opleidingen
•    Je zorgt ervoor dat alle opleidingen steeds correct aangegeven worden op het aankondigingssysteem.
Bestellingen en interne post
•    Je plaatst bestellingen en volgt de tijdige levering en verdeling ervan op;
•    Je verzorgt de interne post.
Toezicht houden bij evaluaties
•    Je houdt toezicht bij schriftelijke, elektronische en mondelinge evaluaties en grijpt in bij problemen.
Archiveren
•    Je komt tussen bij de archivering van documenten.
Rapporteren
•    Je rapporteert aan de teamlead //Academy Support over de voortgang van de activiteiten.

PLANNING OPLEIDINGEN

Op basis van de leerplannen die worden opgemaakt met de business wordt bepaald wie welke opleiding nodig heeft. Met die input ga jij aan de slag. Dat betekent concreet:
•    Bepalen wie in aanmerking komt voor welke opleiding
•    Inplannen, opvolgen en bijsturen van de uurroosters van de opleiding, rekening houdend met de beschikbaarheid van opleiders, opleidingslokalen enz. Elke opleiding kan bestaan uit verschillende modules en cursussen, dus ook die moeten op elkaar worden afgestemd.
•    De uitnodiging opstellen en uitsturen en de deelnemers registreren in SAP.
Hierbij sta je voortdurend in contact met collega’s van de “business”, van andere teams bij Infrabel Academy en uiteraard met de kandidaat-cursisten.

Na bepaalde opleidingen moeten de kandidaten ook examens afleggen. Ook daarin speel jij een rol:
•    Je neemt contact op met de experten/opleiders die de vragen opstellen met betrekking tot de leerstof. 
•    Op basis hiervan stel jij een vragenlijst op, rekening houdend met het doel van de opleiding en de richtlijnen die hier betrekking op hebben (bv. duur van het examen, vorige vragenlijsten, veranderingen inzake leerprogramma). 
•    Je zal soms ook zelf toezicht houden op het examen. 
•    Je bereidt de evaluaties van de opleidingen voor en de opvolging van de resultaten.
•    Je zorgt ook voor het beheer van de opleidingsdatabase, overzichtstabellen, de registratie van de opleidingen, … en je stelt rapporten op voor het management. 

Bovendien ben jij:
•    Het aanspreekpunt voor alle organisatorische vragen en informatie over de opleidingen die je worden toevertrouwd, zowel voor het management als voor de cursisten en de opleiders 
•    De back-up voor je collega’s  voor specifieke opleidingen.

Je rapporteert aan de teamlead operational planning over de voortgang van de activiteiten.
Infrabel wil de maatschappelijke diversiteit weerspiegeld zien in haar medewerkers. Jouw talenten en enthousiasme, daar draait het om, niet om je geslacht, leeftijd, origine of beperking.

JE PROFIEL

•    Je beschikt over een ‘Bachelor’ diploma of gelijkwaardig door ervaring. 
•    Interne kandidaten dienen te beschikken over een graad van administratief secretaris.
•    Een eerste professionele ervaring is noodzakelijk (+/- 3 jaar), bij voorkeur in een grote organisatie als planner en/of onthaalmedewerker.
•    Je hebt een basiskennis van het Frans zodat je je Franstalige collega’s vlot kan begrijpen. 
•    Je werkt vlot met Word, Excel en Outlook. 
•    Kennis van een LMS (Infrabel werkt met SuccessFactors) en van een planningssoftware zoals Ortec is een pluspunt.

Bovendien herken je jezelf in de volgende eigenschappen:
•    Je communiceert vlot, zowel mondeling als schriftelijk. 
•    Je bent nauwkeuring en kan snel inspelen op onvoorziene omstandigheden. Hierbij bewaar je het overzicht en neem je de nodige initiatieven om alles vlot te laten verlopen.
•    Je bent autonoom maar werkt ook graag samen in een team.
•    Je bent flexibel. Je past je handelen doelgericht aan in geval van wijzigende omstandigheden, wisselende taken en contacten, ongebruikelijke of onverwachte situaties. Je past je op eigen kracht aan indien de situatie verandert en dit vereist.
•    Je wil continu bijleren en staat open voor verandering.
•    Je hebt aandacht voor de noden en wensen van de klanten (intern/extern) en komt er op een gepaste manier aan tegemoet. Je biedt optimale oplossingen op specifieke vragen van de klanten.
•    Je neemt belangrijke informatie op uit (non-)verbale boodschappen, leeft je in de situatie van de gesprekspartner in en doet het nodige om de totale boodschap te begrijpen.
•    Je draagt actief bij tot het creëren van een goede teamgeest en tot het bereiken van een gezamenlijk resultaat, ook wanneer de samenwerking een onderwerp betreft dat niet direct van eigen belang is. 
•    Je neemt uit eigen beweging zaken in handen, zoekt oplossingen, doet voorstellen en anticipeert. Je handelt binnen de eigen bevoegdheid en met respect voor de procedures.
 

ONS AANBOD

  • Een boeiende en afwisselende job
  • Bij een stabiel bedrijf dat bijdraagt aan een duurzame mobiliteit voor de samenleving
  • Talrijke opleidings- en doorgroeimogelijkheden: jij bent ondernemer van je eigen carrière
  • Veel flexibiliteit, zodat je zelf de balans tussen werk en privé kan bepalen
  • Een aantrekkelijk loonpakket met verschillende aanvullende voordelen
  • Gratis reizen met de trein

DE WERKOMGEVING

Infrabel bouwt, onderhoudt en vernieuwt de spoorweginfrastructuur in België. Met zo’n 10.000 medewerkers werken we aan een betrouwbaar en modern spoorwegnet: om de mobiliteitsbehoeften van onze samenleving mee te ontwikkelen en bij te dragen aan een duurzame samenleving. 10.000 medewerkers, gemiddeld 600 nieuwe aanwervingen per jaar, de unieke continu evoluerende sector en de specifieke tools en technologieën waarmee we werken, maken dat goede opleidingen essentieel zijn bij Infrabel. Daarom heeft Infrabel een eigen Academy die ervoor zorgt dat onze nieuwe medewerkers worden opgeleid in hun nieuwe functie en onze huidige medewerkers hun kennis en expertise continu kunnen bijschaven.

Werkplaats : Campus Infrabel Academy Brussel-West.

WELKE STAPPEN DOORLOOP JE?

Solliciteer online > Wij nemen contact met je op > CV-Screening > Kennismakingsgesprek > Selectiegesprek >  Welkom bij Infrabel!

Heb je een beperking en kunnen redelijke aanpassingen je een vlotte sollicitatie ervaring garanderen? Laat het ons dan weten.
 

VRAGEN OVER DEZE VACATURE?

Karolien Hendrickx, Talent Advisor | Tel: 02/432 51 71 | E-mail: karolien.hendrickx@infrabel.be

Vergeet niet een profiel aan te maken via “Mijn Profiel”. Je kan er niet alleen je gegevens aanvullen, maar ook “job alerts” aanmaken volgens jouw interesses. Zo krijg je de nieuwe jobs die bij jou passen als eerste in je mailbox.