Administratief Medewerker - Procurement
Brussel/Bruxelles, BE
DE JOB
Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding, opvolging en administratieve verwerking van financiële contractprocessen.
Je beheert bestellingen in SAP, vanaf de vraag van de klant tot en met de afhandeling (facturatie/betaling). Je zorgt ervoor dat alle nodige elementen correct zijn ingevoerd en dat de behoeften binnen het toegewezen budget blijven, zodat het bestelproces optimaal verloopt.
- Je bent verantwoordelijk voor de administratieve processen bij de financiële verwerking, zodat het invoeren van een bestelvraag (ATB), een bestelbon (PO) of een goederenontvangst (MIGO) efficiënt en tijdig kan gebeuren.
- Je zet aankoopaanvragen (DA) om naar Purchase Orders (PO) voor alle kostenplaatsen, zodat het aankoopproces vlot kan verlopen.
- Je stelt contracten of bestelbonnen op in SAP binnen het kader van toegewezen overheidsopdrachten om de afronding van het contract met externe partijen te realiseren.
- Je houdt de masterdata-databank actueel zodat de gegevens relevant blijven voor alle diensten, wat een efficiënte aankoopprocedure mogelijk maakt.
- Je keurt facturen goed voor betaling volgens de voorwaarden zoals vermeld in de bestelling.
- Je volgt maandelijks de uitgaven op basis van geleverde diensten op, zodat een correcte budgetopvolging kan worden gegarandeerd.
- Je staat in voor de facturatie van dienstreizen van Infrabel, NMBS en HR Rail die via NMBS worden geboekt. Je bestelt ook vervoersbewijzen op vraag van klanten en volgt de voortgang van het jaarlijkse budget op.
JOUW PROFIEL
Je beschikt over een bachelordiploma, bij voorkeur in een administratieve richting.
Als interne medewerker van de Belgische spoorwegen kan je je kandidaat stellen:
- Als je een functie van rang 4 uitoefent in een HR-omgeving
OF - Als je een functie van rang 5 uitoefent en minstens 2 jaar ervaring hebt in een administratieve functie
OF - Als je beschikt over een bachelor met administratieve oriëntatie
Referentiegraad: administratief secretaris.
Technische competenties:
- Goede kennis van MS Office
- Goede kennis van het Frans
- Je hebt oog voor detail en werkt vlot met cijfers
Pluspunt:
- Je hebt kennis van SAP
Gedragscompetenties:
- Informatie analyseren: Je legt verbanden tussen verschillende informatiebronnen, stelt zaken in vraag en evalueert kritisch.
- Klantgerichtheid: Je zoekt naar oplossingen en biedt een efficiënte, professionele service. Je luistert naar vragen en klachten van klanten en stakeholders en reageert gepast.
- Samenwerken: Je onderhoudt constructieve werkrelaties, draagt bij aan een positieve teamgeest en gezamenlijke resultaten.
- Communicatie: Je communiceert helder, correct en transparant, zowel mondeling als schriftelijk, afgestemd op je doelpubliek.
- Regels en procedures toepassen: Je werkt nauwkeurig en volgt regels en procedures strikt op.
HR Rail wil de maatschappelijke diversiteit weerspiegeld zien in haar medewerkers. Jouw talent en enthousiasme zijn wat telt, niet je geslacht, leeftijd, afkomst of beperking.
ONS AANBOD
- Een aangename werkomgeving met ruimte voor initiatief.
- Een contract van onbepaalde duur.
- Een team waar je houding, ervaring, visie en inzet naar waarde worden geschat, en waar je jezelf verder kunt ontplooien.
- Variabele werkuren en een goede balans tussen werk en privé.
- Mogelijkheid tot 3 dagen telewerk per week na een inwerkingsperiode.
- Aantrekkelijk verlofstelsel en extralegale voordelen (hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques, enz.).
- Een gratis treinabonnement in eerste klasse binnen België.
DE WERKOMGEVING
HR Rail is een naamloze vennootschap van publiek recht en de HR-dienstverlener en juridische werkgever voor alle medewerkers van de Belgische spoorwegen.
HR Rail is een plek waar samenwerking centraal staat, waar de klant altijd op de eerste plaats komt, waar we verantwoordelijkheid opnemen en voortdurend streven naar maximale efficiëntie in elke procedure en elk project. Dat zijn onze waarden en ons DNA, onze CORE: samenwerking, klantgerichtheid, verantwoordelijkheid en efficiëntie.
Je werkplek bevindt zich vlak bij station Brussel-Zuid.
WELKE STAPPEN DOORLOOP JE?
- Solliciteer online.
De inschrijvingen sluiten zodra we voldoende kandidaten hebben.
- Als jouw CV en motivatie overeenstemmen met het profiel, word je uitgenodigd voor niet-eliminerende vaardigheidstesten en een online persoonlijkheidsvragenlijst.
HR Rail behoudt zich het recht voor om het aantal kandidaten te beperken tot diegenen die het best overeenkomen met het gezochte profiel.
- Vervolgens word je uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek waarin we dieper ingaan op jouw motivatie, competenties en ervaring.
- Als je geselecteerd wordt, vragen we nog enkele documenten op (diploma, uittreksel strafregister, …).
- Klaar voor je nieuwe uitdaging?
VRAGEN OVER DEZE VACATURE?
Over de selectieprocedure:
Kristien Van Wichelen
E-mail: kristien.vanwichelen@hr-rail.be
Tel.: 02/525.45.62
Over de inhoud van de job:
Daniel Rathmes
E-mail: daniel.rathmes@hr-rail.be
Tel.: 0475/41.59.47
Indien je geïnteresseerd bent voor deze selectie, nodigen we je uit jouw kandidatuur in te dienen.
Indien je je diploma in het buitenland hebt behaald, zal je in het bezit moeten zijn van een gelijkwaardigheidsattest afgeleverd door de Vlaamse Overheid (NARIC-Vlaanderen) vóór je tewerkstelling.
