LE TRAVAIL

En tant qu’executive assistant, vous offrez un soutien stratégique, organisationnel et de haut niveau au directeur Général d’HR Rail.

Il s’agit d’un rôle proactif et de confiance, ou êtes le « bras droit » du directeur général d’HR Rail.

Vous faites office de filtre central, vous contrôlez la qualité des informations, vous gérez la communication et vous assistez le directeur général dans le suivi de ses tâches quotidiennes.

Avec discrétion et sens de l'organisation, vous prenez en charge certaines tâches afin que le directeur général puisse se concentrer sur les priorités stratégiques.

Vos principales responsabilités :

• Gestion de l’agenda afin d’optimiser le temps du directeur général: planifier, surveiller et redéfinir les priorités des rendez-vous, signaler les conflits d’horaires, les risques et les préparatifs nécessaires, préparer les réunions, organiser les lieux, rédiger les procès-verbaux.
• Gestion de la boite mail du directeur général en veillant au filtrage, à la structure et à la clarté des priorités: trier, interpréter et hiérarchiser les messages entrants, effectuer un premier contrôle qualité des documents fournis, formuler des projets de réponses et coordonner les actions de suivi, transmettre les informations aux services compétents.
• Préparation des dossiers en vue d’une prise de décision rapide, correcte et efficace: collecte, analyse et synthèse des informations pertinentes, rédaction de notes, de documents d’information et de résumés, contrôle de la qualité et de l’exhaustivité du contenu.
• Suivi des points d’action en vue d’une exécution rapide et de qualité: enregistrer les points d’action issus des réunions/consultations avec le directeur général, assurer un suivi actif auprès des collaborateurs concernés, signaler les retards et les escalader si nécessaire.
• Développement d’un réseau interne afin de pouvoir réagir efficacement et évaluation correcte des priorités: acquérir une bonne compréhension des structures, des processus et des rôles, établir des contacts à tous les niveaux de l’organisation, évaluer avec précision les sensibilités et le contexte.
• Protection des informations confidentielles dans un souci d’intégrité et de gestion des risques : traiter correctement les dossiers sensibles et les informations stratégiques, veiller à la sécurité du traitement des informations, agir de manière professionnelle et discrète en toutes circonstances.

TON PROFIL

• Vous êtes titulaire d'un Master, et vous pouvez démontrer une expérience pertinente d’au moins 5 ans en tant que « bras droit » d’un Directeur général.
• Vous évoluez dans un environnement bilingue : vous vous exprimez aisément tant oralement que par écrit dans les deux langues (niveau C1).

Si vous avez obtenu votre diplôme à l'étranger, vous devez être en possession d'une attestation d'équivalence délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Compétences techniques:

• Connaissance de la suite MS Office.
• Connaissance de l’entreprise ainsi que ses clients est un atout.

Compétences comportementales :

• Vous connaissez le contexte des chemins de fer belges et faites preuve d’une grande curiosité d’apprentissage.
• Vous analysez l’information de façon critique et établissez des liens pertinents entre les dossiers.
• Vous travaillez de manière autonome et prenez des initiatives pour trouver des solutions.
• Vous suivez les dossiers avec rigueur et respectez les délais.
• Vous communiquez clairement et professionnellement, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Vous collaborez de manière respectueuse et partagez spontanément vos connaissances.
• Vous appliquez correctement les règles et procédures et veillez à la qualité de votre travail.
• Vous démontrez implication et flexibilité dans un environnement en évolution.
• Vous êtes présent(e) sur place au min. 4 jours par semaine.

HR Rail veut que la diversité sociale se reflète à travers ses collaborateurs. Votre sexe, votre orientation sexuelle, votre âge, vos origines ou votre handicap n’ont pas d’importance, seuls vos talents et votre enthousiasme entrent en ligne de compte.

NOTRE OFFRE

• Un contrat à durée indéterminée.
• Un salaire attractif, basé sur votre expérience.
• Octroi annuellement d’une prime individuelle et collective, une prime de fin d'année, des chèques-repas d'une valeur de 8 € et un pécule de vacances.
• Vous pouvez placer une partie de votre salaire dans un flex plan pour des avantages sociaux spécifiques (par ex une voiture, leasing de vélo, …).
• Assurance hospitalisation et assurance groupe.
• Des horaires de travail flexibles et 33 jours de congés.
• Un libre parcours 1ère classe en Belgique, des réductions sur les voyages internationaux ainsi qu’une indemnité vélo.

L'ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

HR Rail est un partenaire RH clé qui soutient la SNCB et Infrabel dans leur stratégie. Nous travaillons sur mesure et en co-création avec les entités pour atteindre leurs objectifs.

Le siège de HR Rail et votre lieu de travail sont situés à proximité de la gare de Bruxelles-Midi. Vous pouvez compter sur un abonnement de train annuel, sur des collègues formidables et sur des projets stimulants dans un environnement bilingue qui font pleinement appel à votre expertise.

QUELLES SERONT LES ETAPES ?

1. Vous postulez en nous transmettant votre CV ainsi que votre lettre de motivation via notre site internet.
2. Votre candidature retient notre attention ? Dans ce cas, nous vous inviterons à réaliser un case study.
3. Si vous réussissez cette étape, vous serez convié(e) à un entretien de sélection en ligne. Avant celui-ci, vous compléterez un questionnaire de personnalité et des tests d’aptitudes non éliminatoires depuis votre domicile.
4. Si l’entretien en ligne est concluant, nous vous inviterons à un second entretien sur place.
5. Le dernier entretien est positif ? Nous vous transmettons alors une proposition de contrat.
6. Félicitations ! Vous êtes prêt(e) pour votre premier jour chez nous.

DES QUESTIONS SUR CETTE OFFRE D'EMPLOI?

Sur le processus de sélection du job :
Jean Sébastien Furnémont  
02/432.29.74
jeansebastien.furnemont@hr-rail.be
    

Sur le contenu du job :
Karline Libert
0490/65.30.43
karline.libert@hr-rail.be