Administration officer HR Solutions

DE JOB

Als HR Solutions Officer ben jij verantwoordelijk voor het beheren en behandelen van personeelsdossiers. Je zorgt ervoor dat de processen efficiënt, nauwkeurig en klantgericht verlopen, en dat procedures, wetgeving en richtlijnen correct worden nageleefd. Daarnaast bied je advies en ondersteuning aan klanten, waarbij je proactief meedenkt om passende oplossingen te vinden voor hun vragen of behoeften.

Jouw taken en verantwoordelijkheden: 

• Gegevensverwerking: Je voert alle nodige gegevens nauwkeurig in de IT-systemen in en controleert deze. Dit zorgt ervoor dat de administratieve status van de personeelsleden die jij beheert een correcte weergave is van hun werkelijke situatie.
• Eerste aanspreekpunt: Je fungeert als centraal aanspreekpunt voor interne medewerkers en partners. Je biedt optimale ondersteuning en geeft de juiste antwoorden op vragen of problemen, zowel per mail als per telefoon. 
• Netwerken en kennisdeling: Je bouwt actief netwerken op en deelt kennis en ervaring, zowel binnen als buiten het team. Dit draagt bij aan de continue verbetering van de dienstverlening en zorgt voor een uniforme toepassing van de regelgeving.
• Continu leren: Je ontwikkelt expertise in verschillende hr-domeinen die gelinkt zijn aan een professionele loopbaan van een medewerker in een organisatie. Denk aan loonadministratie, veranderingen van job of werkplek, variabele tewerkstellingen, loopbaanonderbrekingen etc. Je hebt een leergierige instelling en blijft je graag verder ontwikkelen. 

JOUW PROFIEL

• Je hebt een bachelordiploma, bij voorkeur in een administratieve richting, of je beschikt over gelijkwaardige ervaring in HR-administratie

Technische competenties:

• Je hebt een zeer goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands. Daarnaast heb je een functionele kennis van het Frans. 
• Je werkt vlot met de MS OFFICE-applicaties. Kennis van SAP is een pluspunt.

Gedragscompetenties:

• Klantgerichtheid:  Het leveren van uitstekende service en het inspelen op de behoeften van medewerkers en klanten is essentieel in deze rol. Je bent vaak het eerste aanspreekpunt en moet zorgen voor een klantgerichte benadering, wat zorgt voor tevreden klanten en medewerkers.
• Taken afwerken: Het efficiënt afwerken van administratieve taken is van cruciaal belang om de processen soepel te laten verlopen. Deze functie vereist een sterke focus op nauwkeurigheid en het afwerken van dagelijkse taken zonder fouten.
• Communiceren: Omdat je voortdurend in contact staat met interne medewerkers en partners, klanten en stakeholders, is effectieve communicatie cruciaal. Je moet duidelijk en professioneel kunnen communiceren, zowel schriftelijk als mondeling.
• Regels & procedures toepassen: Je werkt met personeelsdossiers en volgt specifieke wet- en regelgeving. Het toepassen van procedures op de juiste manier en het waarborgen van de naleving hiervan is een kerncompetentie in deze rol.
• Continu leren: Aangezien je te maken hebt met veranderende HR-processen en wetgeving, is het belangrijk dat je jezelf continu blijft ontwikkelen. Dit zorgt ervoor dat je op de hoogte blijft van nieuwe regelgeving en efficiënter kunt werken.
• Samenwerken: In een groot team is het cruciaal om effectief samen te werken. Dit houdt in dat je kennis deelt, taken kunt overnemen wanneer nodig, en gezamenlijk streeft naar de teamdoelstellingen.

HR Rail wil de maatschappelijke diversiteit weerspiegeld zien in haar medewerkers. Jouw talenten en enthousiasme, daar draait het om, niet je geslacht, leeftijd, seksuele oriëntatie, origine of beperking.

ONS AANBOD

• Een contractuele betrekking van onbepaalde duur.
• Variabele werktijd en een goed evenwicht tussen werk en privé.
• Na je inwerkingsperiode kan je tot 3 dagen per week telewerken. Daarnaast heb je de optie om te werken vanuit één van onze flexplekken in Antwerpen, Gent of Brussel.
• Een team waarin je houding, expertise, visie en persoonlijke inzet worden gewaardeerd, en waar je volop de kans krijgt om je verder te ontwikkelen.
• Aantrekkelijke verlofregeling en extralegale voordelen. (maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering).
• Treinabonnement in 1e klasse op het Belgische spoornetwerk. 

DE WERKOMGEVING

HR Rail is een NV van publiek recht en is de juridische werkgever van het personeel van de Belgische spoorwegen, waarvan het merendeel bij NMBS en Infrabel is tewerkgesteld. HR Rail staat in voor alle hr-processen, van de selectie tot aan het einde van de loopbaan. Aanwerving, loopbaan, bezoldiging, welzijn, opleidingen en sociale voordelen zijn de voornaamste domeinen waarin HR Rail tussenkomt voor het volledige personeel van de Belgische spoorwegen. 

HR Rail, dat is waar we samenwerken, waar we onze klant altijd op de eerste plaats zetten, waar we verantwoordelijkheid opnemen en waar we telkens streven naar de hoogst mogelijke efficiëntie in elke procedure en elk project. Dat is ons DNA ten voeten uit, onze CORE: collaboration, client orientation, responsability and efficiency.

De dienst Career, Talent & Pay van HR Rail omvat alle activiteiten in verband met het beheer van de administratieve loopbaan en de verloning van het spoorwegpersoneel. Naar aanleiding van onze nieuwe reorganisatie zijn we op zoek naar een Administration Officer om onze HR Solutions afdeling te verstreken.

Je werkplek is gelegen in Brussel vlakbij het station Brussel-Zuid. Daarnaast heb je ook de mogelijkheid om te werken vanuit onze kantoren in Gent of Antwerpen.

WELKE STAPPEN DOORLOOP JE?

1. Stel je kandidaat via de website
2. We screenen je sollicitatie, CV en motivatiebrief. Mogelijk nemen we contact op voor een telefonische screening.
3. Je vult een online persoonlijkheidsvragenlijst in legt niet-eliminerende redeneertesten af. 
4. Vervolgens heb je een sollicitatiegesprek in Brussel, waar we jouw vaardigheden, motivatie en ervaring bespreken. Dit gesprek wordt voorafgegaan door een case-study.
5. Je bezorgt ons een enkele documenten zoals een uittreksel uit het strafregister en een kopie van je diploma.
6. Klaar voor je eerste werkdag!

Heb je een beperking en kunnen redelijke aanpassingen je een vlotte sollicitatie ervaring garanderen? Laat het ons dan weten. 

HR Rail behoudt zich het recht om het aantal kandidaten te beperken tot diegenen die het meest overeenstemmen met het gezochte profiel.

VRAGEN OVER DEZE VACATURE?

Over het selectieproces:        
Zoë Mbeka - recruiter
T. 02 432 28 72
M. Zoe.mbeka@hr-rail.be

Over de inhoud van de job:
Hannes Camerlinckx
T. 02 525 92 95
M. hannes.camerlinckx@hr-rail.be