Administration Officer Legal Support (CDD de 3 mois)

LE TRAVAIL

Au sein de la division Legal Support, vous êtes responsable du traitement et du suivi de dossiers, de la rédaction de documents et de la communication d’informations aux membres du personnel, aux dirigeants, aux avocats et aux tiers. 

Vos tâches, dont le contenu est principalement de nature administrative, sont variées. 

• Vous êtes responsable de tâches administratives générales telles que : la gestion et le suivi correct des dossiers, l’introduction de données dans le système de gestion des données, etc.
• Vous analysez les éléments faisant partie du dossier, de manière structurée et avec le sens critique requis.
• Vous effectuez des travaux de recherche afin de garantir l'avancement des dossiers, selon la procédure préétablie et dans les délais impartis. 
• Vous travaillez de façon proactive tout en restant discret lorsqu'il s'agit de demander des informations et documents manquants, aux personnes ou services concernés.
• Vous vérifiez si les données correspondent à la réglementation en vigueur, vous tirez des conclusions et vous faites rapport sur les arguments et/ou les mesures qui doivent être prises pour faire avancer le dossier. Si nécessaire, vous êtes également responsable du suivi de l’exécution de la décision prise.
• Vous gérez de manière indépendante toutes les communications relatives aux dossiers qui vous sont confiés, tant sous format électronique que papier.
• Vous établissez des lettres standards et personnalisées. 

Vous pouvez compter sur le soutien des collègues et d’un supérieur qui, au cours de votre période de rodage, vous accompagneront volontiers. 

VOTRE PROFIL

• Vous êtes en possession d’un diplôme de bachelier de préférence dans le domaine du « Droit – sciences juridiques » ou « Office management », ou un diplôme jugé équivalent.

Compétences :

• Vous êtes orienté client. Vous êtes volontaire et proactif. Vous avez l'esprit critique et vous prenez des initiatives en vue de résoudre les problèmes. Vous êtes à même de traiter des informations confidentielles. 
• Vous collaborez avec vos collègues et les différents services et vous gérez vos tâches de façon autonome, en concertation avec vos collègues directs et vos dirigeants.
• Vous disposez des aptitudes requises en matière de communication pour formuler les problèmes, surtout par écrit, de façon claire et structurée. Votre orthographe est irréprochable. Vous possédez une excellente connaissance du français, tant à l’oral que par écrit. La connaissance de la deuxième langue nationale est un atout.
• Vous agissez consciencieusement et correctement selon les procédures en vigueur, en actualisant régulièrement vos connaissances. Vous êtes à l'aise avec les applications MS Office, principalement Word, Excel, et PowerPoint.
• Vous avez un esprit d'analyse et de synthèse, vous aimez comprendre les détails afin de pouvoir proposer une solution appropriée. Vous travaillez de façon méticuleuse et vous avez le souci du détail. Vous disposez d'une sérieuse dose de talent en matière d'organisation ; même dans les périodes plus chargées, vous gardez une vue d'ensemble et vous intervenez de façon flexible et collégiale.
• Vous êtes favorable au changement en développant des idées novatrices et en stimulant l'intérêt pour le changement. Vous formulez des idées qui contribuent à l'innovation des produits, des services ou des processus.

HR Rail veut que la diversité sociale se reflète à travers ses collaborateurs. Ce sont vos talents et votre enthousiasme qui comptent ; pas votre sexe, votre âge, vos origines ou votre handicap.

NOTRE OFFRE

• Un job varié fait de défis dans un cadre dynamique et intéressant. 
• Un emploi contractuel d’une durée déterminée de 3 mois (éventuellement reconductible)
• Un salaire attrayant avec des avantages extra-légaux intéressants (chèques-repas, assurance hospitalisation, libre parcours en train dans toute la Belgique). 
• Temps de travail variable et possibilité de télétravailler.

L'ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

HR Rail est l'employeur juridique de l'ensemble du personnel des Chemins de fer belges, dont la majorité travaille chez Infrabel et à la SNCB, et est à cet égard responsable de tous les processus HR, de la sélection jusqu'à la fin de la carrière (recrutement, carrière, rémunération, bien-être, formations, avantages sociaux, etc.). 

La division Legal Support est chargée de l’assistance juridique dans la gestion du personnel au sein de HR Rail. Nous recherchons un(e) collaborateur(-trice) administratif(-ve), enthousiaste et motivé(e), pour rejoindre son équipe pour un contrat à durée déterminée de 3 mois (éventuellement reconductible). 

Le siège de travail se situe à proximité de la gare de Bruxelles- Midi.

QUELLES ÉTAPES DEVEZ-VOUS SUIVRE?

1. Inscrivez-vous sur notre site internet : https://www.lescheminsdeferengagent.be/ 
2. Si après le screening de votre CV et de votre lettre de motivation, vous correspondez au profil recherché, nous vous invitons à compléter des tests d’aptitudes (non-éliminatoires) et à répondre à un questionnaire de personnalité en ligne depuis chez vous.
3. Par la suite, vous serez convoqué à un entretien, précédé d’un case-study, durant lequel nous apprécierons votre motivation, ainsi que vos connaissances et compétences.
4. Si vous êtes sélectionné(e) comme lauréat(e), vous devrez encore nous fournir certains documents (votre diplôme, extrait de casier judiciaire, ...).
5. Prêt(e) pour votre premier jour de travail!

HR Rail se réserve le droit de limiter le nombre de candidats aux profils correspondant le mieux à la description de fonction. 

Nous clôturons l’offre dès que nous avons reçu suffisamment de candidatures correspondant au profil recherché.

Vous êtes en situation de handicap et vous avez besoin d’ajustements raisonnables pour votre entretien d’embauche ? N'hésitez pas à nous le faire savoir.

DES QUESTIONS SUR CETTE OFFRE D'EMPLOI?

Sur le processus de sélection :
Jean Sébastien Furnémont  
Tel : 02/432.29.74
E-mail : jeansebastien.furnemont@hr-rail.be

Sur le contenu du job :
Wendy François (Team Lead)
Tel : 02/212.81.25
E-mail : wendy.francois@hr-rail.be

Julie Vienne 
Tel : 02/525.90.48 
E-mail : julie.vienne@hr-rail.be