Administration Officer Procurement

LE TRAVAIL

Vous êtes responsable de la préparation, du suivi et de la gestion des processus administratifs dans le cadre du traitement financier des contrats.

Vous vous occupez de la gestion des commandes dans SAP, depuis l'expression du besoin du client jusqu’au traitement (facturation/paiement), en vous assurant que tous les éléments nécessaires sont intégrés et que les besoins sont conformes aux budgets alloués pour que la gestion des commandes se déroule de manière optimale.

• Vous êtes responsable de la gestion des processus administratifs dans le cadre du traitement financier afin que la saisie d'une demande de commande (ATB), d'un bon de commande (PO) ou d'une réception de marchandises (MIGO) puisse se faire de manière efficace et dans les délais.
• Vous êtes responsable de la conversion des demandes d’achat (DA) en Purchase Orders (PO) pour tous les centres de coûts afin que les processus de commande puissent être exécutés efficacement.
• Vous êtes responsable de la préparation du contrat ou du bon de commande dans le SAP dans le cadre des marchés publics attribués afin de finaliser la conclusion du contrat avec les entreprises.
• Vous gérez la mise à jour de la base de donnée Masterdata afin de garantir la pertinence des données à disposition des différents services et permettre au processus achat de se dérouler de manière efficiente.
• Vous approuvez les factures pour paiement afin de permettre leur mise au paiement conformément aux conditions prévues par la commande
• Suivi de l'évolution des dépenses sur la base des services fournis, sur une base mensuelle, afin de permettre une estimation correcte du suivi budgétaire.
• Vous êtes en charge de la facturation des voyages de service d’Infrabel, de la SNCB et d’HR-Rail qui sont commandé à la SNCB et vous commandez les titres de transport demandés par les clients afin de répondre aux besoins des clients internes de HR-Rail et vous faites le suivi de l’état d’avancement du budget annuel.

VOTRE PROFIL

Vous êtes en possession d'un baccalauréat, de préférence à orientation administrative.

En tant que collaborateur interne des Chemins de fer belges, vous pouvez postuler :

• Si vous êtes en possession d'un grade 4 dans un environnement HR.

OU

• Si vous exercez une fonction de rang 5 et avez minimum 2 années d’expérience dans une fonction administrative

OU

• Vous êtes en possession d’un baccalauréat à orientation administrative

Grade de référence: Secrétaire administratif(ve)

Compétences techniques :

• Vous avez une bonne connaissance de MS office
• Vous avez une bonne connaissance du Néerlandais
• Vous avez une affinité pour les détails et les chiffres

Atout :

• Vous avez des connaissances avec SAP.

Compétences comportementales :

• Analyser l’information : vous établissez des liens entre différentes sources d’informations, vous remettez en question et évaluez de manière critique les informations.
• Vous êtes orienté client et cherchez à apporter des solutions. Vous fournissez un service efficace et professionnel aux clients. Vous prêtez attention aux questions et aux plaintes des clients et des stakeholders et y répondez de manière appropriée
• Collaborer : Vous entretenez des relations professionnelles constructives et vous contribuez activement à l’instauration d’un bon esprit d’équipe et à l’obtention de résultats en groupe.
• Communiquer : Vous transmettez un message ou des données de manière claire, correcte et transparente, tant oralement que par écrit, en fonction de l’objectif et du public.
• Appliquer les règles et les procédures : Vous êtes précis et vous respectez les règles et les procédures.

HR Rail souhaite que la diversité sociale se reflète chez ses collaborateurs. Ce sont vos talents et votre enthousiasme qui comptent, et non votre sexe, votre âge, votre origine ou votre handicap.

NOTRE OFFRE

• Un environnement de travail agréable laissant libre cours à l'initiative.
• Un emploi contractuel d’une durée indéterminée
• Une équipe de travail dans laquelle l’attitude, le bagage professionnel, la vision et l’investissement personnel sont estimés à leur juste valeur et dans laquelle vous aurez la possibilité de vous réaliser.
• Des horaires de travail variables et un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
• Possibilité de télétravail 3j/semaine après une période d'incorporation. 
• Un régime de congés attrayant et des avantages extra-légaux (assurance hospitalisation, chèques-repas,…)
• Un libre-parcours dans toute la Belgique en 1ère classe. 

L'ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

HR Rail, société anonyme de droit public, est le prestataire de services RH et l’employeur juridique pour l'ensemble des collaborateurs des Chemins de fer belges.

HR Rail est un lieu de collaboration où le client est toujours au premier plan, où nous assumons nos responsabilités et où nous améliorons constamment l’efficacité possible dans chaque procédure et chaque projet. Ce sont là nos valeurs et notre ADN, notre CORE: collaboration, orientation-clients, responsabilité et efficience. 

Votre lieu de travail est situé à proximité de la gare du Midi.

QUELLES SERONT LES ETAPES ?

1. Inscrivez-vous. 

   Les inscriptions seront clôturées dès que nous aurons reçu un nombre suffisant de candidatures.

2. Si après le screening de votre CV et de votre lettre de motivation, vous correspondez au profil recherché, vous serez amené à réaliser des tests d’aptitude non-éliminatoires et un questionnaire de personnalité en ligne.

HR Rail se réserve le droit de limiter le nombre de candidats aux profils correspondant le mieux à la description de fonction.

3. Par la suite, vous serez convoqué à un entretien au cours duquel votre intérêt pour ce poste, vos compétences et expériences seront évalués plus en détail.
4. Si vous êtes le/la candidat(e) que nous recherchons, vous devez encore nous fournir certains documents (votre diplôme, extrait de casier judiciaire, ...).
5. Prêt/Prête pour votre nouveau job !

DES QUESTIONS SUR CETTE OFFRE D'EMPLOI?

Sur le processus de sélection:

Jean-Sébastien Furnémont

M. jeansebastien.furnemont@hr-rail.be

T. 02/525.34.26                   

Sur le contenu du  job:

Daniel Rathmes

M.: daniel.rathmes@hr-rail.be

T.: 0475/41.59.47