Technische Administratieve Assistent

DE JOB

De spoorvernieuwingsteams worden beheerd vanuit de Production Plant Schaarbeek. Ze voeren, met behulp van verschillende spoorwerktuigen, spoorwerken uit in heel België. De teams bestaan uit meer dan 120 mensen die in heel België spoorwerken uitvoeren. Om de vlotte werking van deze teams te ondersteunen, zijn we op zoek naar een administratieve medewerker die de administratieve pool van de werktreinen zal versterken.


Als administratief medewerker heb je de volgende verantwoordelijkheden :
 

• Je bent het aanspreekpunt voor administratieve vragen en verleent administratieve ondersteuning aan de medewerkers op het terrein. Je speelt vragen door aan de verschillende interne diensten van Infrabel, HR-Rail en NMBS en volgt ze verder op. Deze medewerkers op het terrein hebben flexibele werktijden en dienen zich voor hun werk voortdurend te verplaatsen. 
• Elke maand voer je de puntingen van het personeel in, evenals de verschillende documenten voor de toekenning van de premies voor verschillende teams.
• Je vraagt op verzoek prijzen op bij leveranciers en stelt de aankoopdossiers voor geringe bedragen samen. 
• Je voert interne bestellingen uit in SAP en volgt deze op tot aan de aflevering aan de aanvrager.
• Je volgt alle externe bestellingen op en zorgt ervoor dat ze bij de levering op onze site niet verloren gaan. 
• Je voert bestellingen in voor brandstof.
• Je bent de contactpersoon voor het personeel bij het helpen kiezen van de meest geschikte werkkleren uit onze interne catalogus en je verzekert de opvolging ervan tot aan de levering. 
• Je dient aanvragen voor werkbrillen en veiligheidsschoenen in en volgt deze op.
• Je staat in voor het onthaal van nieuwe medewerkers.
• Je vraagt, om bepaalde spoorwerven te kunnen uitvoeren, prijzen op bij leveranciers voor hoteldiensten en formaliseert deze in aanvragen tot bestelling. 
• Je voert ISO-kwaliteitsenquêtes uit en houdt op basis van de antwoorden op deze enquêtes statistieken bij. 
• Je houdt de productiestatistieken up-to-date. En geeft feedback over productievertragingen. 
• Je controleert of de procedures voor het onderhoud van de spoorwerktuigen worden nageleefd: je verzamelt de checklists, bezorgt deze aan de betrokken diensten, je ziet erop toe dat ze worden teruggestuurd opdat de werktuigen terug in dienst mogen worden gesteld, en archiveert alle documenten. 
• Je volgt de geldigheidsdatums van het onderhoud van de locomotieven, van de technische controle van dienstvoertuigen evenals van het onderhoud en de technische schouwingen van onze wagens op. 
• Je bouwt een netwerk van contacten uit binnen de diverse interne diensten (Infrabel, HR-Rail en NMBS). 
• Je houdt de administratieve dossiers van de teams bij (de documenten van de treinbestuurders archiveren, de individuele competentiedossiers bijhouden, enz.). 

JOUW PROFIEL

• Je hebt een perfecte kennis van een van de twee landstalen (NL/FR ) en een operationele kennis van de tweede taal (FR/NL). 
• Je hebt een diploma hoger middelbaar onderwijs.
• Je beheerst de softwareprogramma’s van het Office-pakket: Outlook, Word, Excel … 
• Je hebt een technische basiswoordenschat en bent bereid je kennis ervan verder bij te spijkeren.
• Je hebt een rijbewijs (minimum categorie B).
• Je werkt zelfstandig en zoekt actief naar informatie en oplossingen.
• Je bent resultaatgericht. 
• Je bent in staat prioriteiten te stellen en initiatief te nemen.
• Je laat je niet uit het lood slaan door een nieuwe of onverwachte situatie. 
• Je bent betrouwbaar en weet je communicatie aan te passen aan je gesprekspartner.
• Je werkt nauwgezet. 
• Kennis van SAP is een troef. 
• Ervaring met het dagelijkse administratieve beheer van een KMO is een pluspunt. 
   

Infrabel wil de maatschappelijke diversiteit weerspiegeld zien in haar medewerkers. Jouw talenten en enthousiasme, daar draait het om, niet om je geslacht, leeftijd, origine of beperking.

ONS AANBOD

• Een boeiende en afwisselende job
• Bij een stabiel bedrijf dat bijdraagt aan een duurzame mobiliteit voor de samenleving
• Talrijke opleidings- en doorgroeimogelijkheden: jij bent ondernemer van je eigen carrière
• Veel flexibiliteit, zodat je zelf de balans tussen werk en privé kan bepalen
• Een aantrekkelijk loonpakket met verschillende aanvullende voordelen
• Gratis reizen met de trein

DE WERKOMGEVING

Infrabel bouwt, onderhoudt en vernieuwt de spoorweginfrastructuur in België. Met zo’n 10.000 medewerkers werken we aan een betrouwbaar en modern spoorwegnet: om de mobiliteitsbehoeften van onze samenleving mee te ontwikkelen en bij te dragen aan een duurzame samenleving.
 

De afdeling Operating Entity speelt een cruciale rol in het beheer van de logistiek binnen ons bedrijf. We zijn verantwoordelijk voor de coördinatie van de spoorwerktuigen (OTM's) en wagens, het beheer van de logistiek en het spoorvervoer van technische treinen. Met deze werktuigen voeren we spooronderhoud uit, dat een essentiële rol speelt in de veiligheid en betrouwbaarheid van het treinverkeer.


Bij vernieuwingswerken staan we in voor het onderdeel "werktuigen", zodat de werken efficiënt en volgens de strengste kwaliteitsnormen worden uitgevoerd. Onze expertise omvat ook de levering van spoortoestellen, die bijdragen aan de continuïteit en optimalisering van het spoornet. We zijn ook gespecialiseerd in hersporingswerken en spoorkraanwerken.
We verzorgen ook het onderhoud en de verdeling van de spoorwerktuigen, en zorgen voor de opleiding over dit materieel, zodat ons personeel altijd over de juiste middelen beschikt. Ons team zorgt er ook voor dat de aluminothermische lassers hun werk bijzonder nauwkeurig uitvoeren.


Dankzij onze inzet en expertise dragen we dagelijks bij aan vlot en veilig treinverkeer en zorgen we er ook voor dat onze logistieke processen soepel verlopen.
 

Bij Infrabel zijn we trots op ons Top Employer certificaat! Het is het resultaat van onze talrijke projecten op vlak van veiligheid en welzijn van onze collega's, maar ook voor ons ambitieus diversiteits- en inclusiebeleid. Telewerken, persoonlijke ontwikkeling, ergonomie, motivatie van het personeel en stressbeheer zijn maar enkele voorbeelden van de thema's waar we dagelijks aan werken.

WELKE STAPPEN DOORLOOP JE?

Solliciteer online > Wij nemen contact met je op > Selectiegesprek > (Medisch onderzoek >) Welkom bij Infrabel !
 

Heb je een beperking en kunnen redelijke aanpassingen je een vlotte sollicitatie ervaring garanderen? Laat het ons dan weten.
 

VRAGEN OVER DEZE VACATURE?

Ludovic Myttenaere | Talent Acquisition Specialist | Tel: +32 2 432 57 89 | E-mail: ludovic.myttenaere@infrabel.be