Management Assistant PortRail

DE JOB

Als Management Assistant van ‘PortRail Solutions’ en Management Assistant van de Head of I-CBE.5 sta je in voor de ondersteuning in een sfeer van onderling vertrouwen:

•    Agendabeheer:
    Inplannen en aanpassen in overleg  met de Head Of.
    Contacten met een ruim netwerk van interne en externe partijen op alle niveaus onderhouden.
    Agenderen van dossiers Excom/Directiecomite/Raad van Bestuur en opvolging van bijhorende timings en acties.

•    Logistieke taken:
    Vergaderingen organiseren, voorbereiden en opvolgen (bv.: infosessies, workshops…)
    Je bent het aanspreekpunt voor medewerkers en externe stakeholders.
    Je organiseert de onboarding van nieuwe medewerkers.
    Je ondersteunt het team van CBE.5 bij praktische aangelegenheden, zoals het bestellen en beheren van bureau- en IT-materiaal, het regelen en opvolgen van de dienstreizen, de praktische organisatie van events en meetings (catering, reservatie locatie, vervoer,…)

•    Administratieve ondersteuning aan de project leads en program manager:
-    Verslaggeving van werkgroepen, overlegmomenten.
-    Opzoekingswerk.
-    Voorbereiding briefings voor het hoger management.
-    Voorbereiding presentaties.
-    Uitvoeren analyses (vb evolutie treinverkeer van en naar de havens) op basis van de beschikbare data.

•    Beheer Functionele Mailbox:
    Inkomende berichten overlopen, de prioriteiten bepalen, de aandacht trekken op kritische en/of dringende dossiers of eventueel doorverwijzen naar de juiste contactpersoon.

•    Documentenbeheer:
    Opzetten en opvolgen van een workflow mbt lopende projecten, actiepunten, vragen,…
    Beheer van teamcanvassen (voor briefings, presentaties, reportings,…)
    Je zorgt voor een overzichtelijk en up-to-date klassement (Sharepoint, Teams,…).
    Je zorgt, in samenwerking met de dienst I-SCPA, voor de nodige bekendheid van PortRail Solutions én de concrete projecten en realisaties zowel intern als extern Infrabel.

TOEGANGSVOORWAARDEN

Je bezit een Bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring.

- Je hebt een professionele ervaring van minstens 5 jaar.
- Ervaring mbt spoorvervoer en havenomgeving is een meerwaarde.

- Kennis van de interne organisatie en werking van Infrabel is een voordeel
- Kennis van de beweging is een pluspunt.
 

JOUW PROFIEL

•    Je kunt vlot overweg met Outlook, Word, Excel, PowerPoint en met online collaboratietools zoals Microsoft Teams, SharePoint,… 
•    Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden.
•    Je treedt vaak op als eerste aanspreekpunt, je toont betrokkenheid en handelt met aandacht en respect voor de bedrijfscultuur en -doelstellingen. 

Talenkennis 
•    Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands
o    Passieve kennis van het Frans (of bereid dit te leren). 
o    Kennis van het Engels. 

•    Je kunt op een doordachte en evenwichtige manier de prioriteiten bepalen in een veelheid van opdrachten en je kunt inspelen op wijzigende omstandigheden.
•    Je bent in staat je werk gestructureerd en efficiënt te plannen en organiseren in functie van de te behalen resultaten.
•    Je bouwt een intern en extern netwerk uit van contactpersonen die zullen helpen bij de realisatie van de eigen taken en opdrachten.
•    Je hebt een dienstverlenende en resultaatgerichte attitude.
•    Je bent discreet, integer en assertief.
•    Je bent proactief en neemt initiatieven.
•    Continu leren is voor jou een dagelijkse bron van motivatie.
 

Infrabel wil de maatschappelijke diversiteit weerspiegeld zien in haar medewerkers. Jouw talenten en enthousiasme, daar draait het om, niet om je geslacht, leeftijd, origine of beperking.

ONS AANBOD

• Een boeiende en afwisselende job.
• Bij een stabiel bedrijf dat bijdraagt aan een duurzame mobiliteit voor de samenleving.
• Doorgroeimogelijkheden binnen je carrière.
• Veel flexibiliteit, zodat je zelf de balans tussen werk en privé kan bepalen.
• Een aantrekkelijk loonpakket met verschillende aanvullende voordelen in functie van je prestaties.
• Gratis reizen met de trein in gans België.

DE WERKOMGEVING

Jouw werkplek situeert zich in Brussel, in de directe omgeving van het station Brussel Zuid. Daarnaast zijn er frequente  verplaatsingen naar Antwerpen Berchem en Antwerpen Haven mogelijk.

Infrabel bouwt, onderhoudt en vernieuwt de spoorweginfrastructuur in België. Met bijna 10.000 medewerkers werken we aan een betrouwbaar en modern spoorwegnet: om de mobiliteitsbehoeften van onze samenleving mee te ontwikkelen en bij te dragen aan een duurzame samenleving.

WELKE STAPPEN DOORLOOP JE?

Solliciteer online > Wij nemen contact met je op > Selectiegesprek > Klaar voor een nieuwe uitdaging bij PortRail Solutions!

Heb je een beperking en kunnen redelijke aanpassingen je een vlotte sollicitatie ervaring garanderen? Laat het ons dan weten.
 

VRAGEN OVER DEZE VACATURE?

Sabrina Debaus Recruiter Infrabel | Tel: 011/296262 | E-mail: sabrina.debaus@infrabel.be.

Extra informatie over de functie kan bekomen worden bij Heidi Hendrix via e-mail: heidi.hendrix@infrabel.be.