En tant que Buyer, vous êtes, sous la supervision d'un Category Manager, activement impliqué dans le processus d'achats de biens et de services : détermination des besoins, prospection du marché, rédaction de cahiers des charges, évaluation des offres, jusqu'à la commande ou au contrat proprement dit et son évolution dans SharePoint et SAP. Vous établissez les dossiers d’achat, de la demande jusqu’à la livraison, en respectant les étapes requises pour l’ensemble des procédures de marchés publics, tout en effectuant la rédaction et le suivi des documents y liés. Vous suivez également les contrats en cours d’exécution et prenez des actions là où cela est nécessaire. Vous vous chargez du suivi administratif et veillez à ce que la législation sur les marchés publics, ainsi que les règlements internes d'Infrabel, soient respectés. Vous rapportez à un Category Manager, qui vous soutient dans une série de dossiers d'achat, et que vous assistez lors des négociations et discussions internes. Grâce votre expérience en matière d’achats, de procédures et de législation sur les marchés publics, vous exercez aussi un rôle d’encadrement, de formation et de transfert d’expertise vis-à-vis des jeunes collaborateurs acheteurs. Dans ce cadre, vous contribuez à la formation quotidienne et à la guidance des membres du personnel chargées des activités d’achat.

Plus spécifiquement, en tant que Buyer pour le bureau-achat de Aywaille responsable de l’approvisionnement de ballast et granulats, vous effectuez les commandes et en assurez le suivi en vue de la bonne réalisation des travaux planifiés (entretien et renouvellement) sur l’ensemble du réseau ferroviaire belge. Cela représente environ 1500 commandes par an.

Vos tâches sont ainsi les suivantes :

Activités générales « achat » en tant que Buyer :

• Collecte des informations de base pour constituer les dossiers d'achat dans les deux langues.
• Établissement des dossiers dans le respect des normes professionnelles, de la législation sur les marchés publics et des délégations de pouvoirs.
• Rédaction de documents en vue du lancement de la procédure, de l'approbation du mode de passation, de la sélection des firmes, de l'approbation du cahier spécial des charges...
• Rédaction des avis de marchés, des cahiers des charges, des différents PV, des bons de commandes.
• Envoi de la correspondance aux soumissionnaires ou aux firmes candidates.
• Contacts avec les Entreprises.
• Exécution des tâches selon un planning défini pour le dossier spécifique.
• Révision des documents constituant le dossier d’achat.
• Remplacement du Category Manager, en cas d’absence de celui-ci, pour le contrôle des dossiers à soumettre aux autorités.
• Prise d’initiatives pour améliorer les activités (sourcing, délégations…).
• Veille au respect des étapes légalement requises pour l'attribution des marchés.
• Suivi des contrats en cours d’exécution qui vous ont été attribués et prise des actions nécessaires.
• Traitement des plaintes relatives aux contrats qui vous ont été attribués (fournitures tardives, fournitures non conformes, …).
• Contacts quotidiens avec les services techniques, le client interne et les fournisseurs (lettres, e-mails, appels téléphoniques).

Activités spécifiques « achat de ballast et granulats » en tant que Buyer-Aywaille :

• Recueillir les demandes en ballast et granulats de l’utilisateur final, c’est-à-dire les responsables de chantiers de l’ensemble du réseau.
• Déterminer les besoins en termes de quantité, délais de livraison, …
• Définir le meilleur choix de fournisseurs (au sein des contrats-cadres préalablement conclus) sur base des besoins exprimés, des prix de transport et stocks de matières premières disponibles dans les carrières, de la capacité et des moyens de livraison.
• Lancer et suivre les commandes de ballast auprès des fournisseurs.
• Coordonner la livraison aux différents chantiers dans les délais impartis et quantités demandées.
• Préparer et réconcilier les factures.
• Suivre les contrats actifs les adapter là où c’est nécessaire.
• Veiller au bon respect de la législation sur les marchés publics et des règlements internes d'Infrabel.
• Traiter et résoudre les plaintes relatives à vos dossiers d’achat (ex: fournitures tardives, fournitures non conformes).
• Maintenir des contacts réguliers et constructifs avec les services techniques, le labo Qualité, l'utilisateur final et les fournisseurs.

Jobnews 39253 H HR 2020