DE JOB

Als dossierbeheerder werk je binnen Projects North en meer bepaald binnen het ondersteunend team I-O.4.N11 Design & Build. Je biedt de nodige administratieve ondersteuning aan de projectleiders voor een goed beheer van de plaatsing en uitvoering van de overheidsopdrachten en de interne Infrabel-wetgeving. Dit houdt onder andere de volgende verantwoordelijkheden in: 

• Je zorgt voor het nazicht, de controle en de administratieve opvolging van de dossiers die ingediend worden door de leidende ambtenaren.
• De administratieve opvolging van A tot Z teneinde de dossiers te allen tijde actueel en bijgewerkt te houden. Dit betekent:
• Controleren of de dossiers compleet en in overeenstemming zijn met de interne Infrabel-wetgeving en de wetgeving overheidsopdrachten.
• Ingave van de gegevens in verscheidene ICT-toepassingen zoals SAP en ARIBA
• Publiceren van de dossiers op e-notification
• Opstellen van interne en externe briefwisseling en mails
• Fungeren als contactpersoon bij vragen en hier samen met de leidend ambtenaar en de Procurement Business Partner antwoorden op formuleren.
• De ingediende offertes behandelen, nakijken, analyseren en inbrengen in ARIBA.
• De financiële opvolging van de overheidsopdrachten. Je ontvangt en behandelt tijdig de vorderingsstaten in samenwerking met de leidend ambtenaar.
• Nauwgezet klasseren van de dossiers (digitaal).
• De noden van de interne klant identificeren en zorgen voor passende oplossingen in samenwerking met de Procurement Business Partner.
• Je rapporteert op regelmatige basis aan de hierarchische lijn omtrent de vooruitgang van jouw werk en stelt aan hen passende oplossingen of aanpassingen voor bij problemen.

Voor de goede uitvoering van je dagelijkse taken maak je gebruik van interne computertoepassingen en gangbare kantoortoepassingen  (MS  office,  Outlook, SAP, Power BI,...).

Als dossierbeheerder werk je binnen flexibele uren in onze kantoorgebouwen te Antwerpen (dichtbij station Antwerpen-Centraal) of te Gent (dichtbij station Gent-Sint-Pieters).

JOUW PROFIEL

• Je bezit minstens een diploma van het secundair onderwijs of een gelijkwaardigheidsattest.
• Je kan vlot werken met de courante MS Office Tools en hebt bij voorkeur reeds ervaring in SAP en/of ARIBA.
• Je hebt een perfecte kennis van het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent proactief, gestructureerd en probeert problemen met een open vizier te analyseren.
• Collega's kunnen op je rekenen. Je helpt andere teamleden indien nodig.
• Je zoekt actief naar informatie, eventueel door vragen te stellen aan meer ervaren collega's.
• Je kan gestructureerd voorstellen schriftelijk voorbereiden.
• Je bent nauwkeurig en hebt aandacht voor details en deadlines.
• Je bent leergierig.

Infrabel wil de maatschappelijke diversiteit weerspiegeld zien in haar medewerkers. Jouw talenten en enthousiasme, daar draait het om, niet om je geslacht, leeftijd, origine of beperking. 

ONS AANBOD

• Een boeiende en afwisselende job.
• Bij een stabiel bedrijf dat bijdraagt aan een duurzame mobiliteit voor de samenleving.
• Talrijke opleidings- en doorgroeimogelijkheden: jij bent ondernemer van je eigen carrière.
• Veel flexibiliteit, zodat je zelf de balans tussen werk en privé kan bepalen.
• Een aantrekkelijk loonpakket met verschillende aanvullende voordelen.
• Gratis reizen met de trein.

DE WERKOMGEVING

Infrabel bouwt, onderhoudt en vernieuwt de spoorweginfrastructuur in België. Samen met 10.000 collega's willen we innoveren en impact maken op een zorgzame, betrouwbare, positieve en moedige manier. Deze kernwaarden vormen de basis van onze bedrijfscultuur en geven richting aan alles wat we doen. Met een focus op data, digitalisatie en sterke partnerships bouwen we nu al aan duurzame en veilige mobiliteit, voor nu en in de toekomst.

Benieuwd naar meer? Klik dan hier voor meer info.

Bij Infrabel zijn we trots op ons Top Employer certificaat! Het is het resultaat van onze talrijke projecten op vlak van veiligheid en welzijn van onze collega's, maar ook voor ons ambitieus diversiteits- en inclusiebeleid. Telewerken, persoonlijke ontwikkeling, ergonomie, motivatie van het personeel en stressbeheer zijn maar enkele voorbeelden van de thema's waar we dagelijks aan werken.

Als dossierbeheerder overheidsopdrachten maakt je deel van de Projects Noord. De vele medewerkers van projects Noord staan dag in dag uit in voor het onderhoud en de vernieuwing van de spoorinfrastructuur: de sporen, de seinen, de bovenleidingen, … Ze bouwen en herstellen het materieel en de spoorwegtoestellen.

Het bureau Works Contracting is, onder meer, verantwoordelijk voor:

•  het administratief nazicht van de bestekken en de invoer ervan in SAP/ARIBA.
•  het organiseren van de aanbestedingen.
•  het administratief nazicht van de offertes en de invoer ervan in SAP/ARIBA;
•  het opvolgen van de dossiers voor werken en diensten;
•  de betalingen aan de aannemers en dienstverleners via SAP/ARIBA.

WELKE STAPPEN DOORLOOP JE?

1. Solliciteer online.
2. CV Screening.
3. Wij nemen contact met je op.
4. Geschiktheidstesten.
5. Selectiegesprek.
6. Welkom bij Infrabel!

De inschrijvingen worden afgesloten op 06/03/2026.

Heb je een beperking en kunnen redelijke aanpassingen je een vlotte sollicitatie ervaring garanderen? Laat het ons dan weten.

VRAGEN OVER DEZE VACATURE?