DE JOB
Binnen de directie Supply Chain van Infrabel ziet de afdeling Works Contracting erop toe dat alle aankoopprocedures inzake overheidsopdrachten verlopen overeenkomstig de wettelijke voorschriften en de interne reglementering, in het kader van de onderhouds- en instandhoudingswerken aan de spoorweginfrastructuur. De afdeling bepaalt en implementeert optimale aankoopstrategieën en ondersteunt de operationele diensten van Infrabel op dit vlak.
Als Procurement Administrator behandel je de dossiers die door interne klanten (operationele diensten en centrale diensten van Infrabel) worden aangeleverd met betrekking tot behoeften aan overheidsopdrachten voor onderhouds-, wijzigings- en vernieuwingswerken aan de spoorweginfrastructuur. Je ziet erop toe dat deze dossiers correct worden opgesteld en opgevolgd, zodat ze kunnen worden gevalideerd door de bevoegde beslissingsniveaus binnen Infrabel. Concreet:
- Je ondersteunt de Procurement Supervisor bij de analyse en voorbereiding van de verschillende aankoopdossiers (bestek, gunning van opdrachten, enz.).
- Je waakt over de naleving van de wetgeving inzake overheidsopdrachten, de interne bevoegdheidsdelegaties binnen Infrabel en de geldende procedures.
- Je draagt actief bij aan de verbetering van procedures en modellen (templates) om de werking van het team efficiënter te maken.
- Je controleert tijdig de documenten met betrekking tot overheidsopdrachten voor werken van interne klanten. Daarbij controleer je met name de administratieve bepalingen van de bestekken en de regelmatigheid van de door aannemers ingediende offertes, in goede samenwerking met de leidende ambtenaren en de werkbureaus.
- Je zorgt voor de kwaliteit en traceerbaarheid van de opdrachtgegevens in de geschikte digitale tools (SAP, Ariba, SharePoint).
- Je beheert en organiseert je verwerkingsprioriteiten met behulp van de beschikbare digitale tools en in overleg met je Supervisor.
- Je waakt over het correcte verloop van de chronologische stappen van de dossiers en van de globale planning, rekening houdend met de operationele behoeften en het wettelijke kader.
- Op basis van de opmerkingen van interne klanten bereid je de finale redactie voor van documenten met betrekking tot de goedkeuring van de opstart van de overheidsopdrachtenprocedure, de selectie van ondernemingen, het bestek en de gunning van de opdracht.
- Je vervult de rol van contactpersoon voor interne klanten en je ziet erop toe een goede samenwerking met hen uit te bouwen.
JOUW PROFIEL
- Je beschikt over een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring.
- Je hebt interesse in overheidsopdrachten en bent bereid je kennis hierover verder te ontwikkelen.
- Je hebt een operationele kennis van het Frans.
- Je beheerst Microsoft Office (met name Outlook, Word en Excel) en je kunt documenten opstellen, nalezen en opmaken, evenals informatie opvolgen in tabellen en eenvoudige reportingtools.
- Je hebt kennis van een ERP-systeem (zoals SAP) of je bent bereid die snel te verwerven.
- Je bent georganiseerd, structureert je werk en kunt prioriteiten bepalen, ook wanneer meerdere aanvragen tegelijk binnenkomen met verschillende deadlines.
- Je hebt een analytische geest: je identificeert ontbrekende informatie, detecteert inconsistenties en controleert de volledigheid en conformiteit van documenten vóór validatie.
- Je bent klantgericht: je begrijpt de behoeften van interne klanten, toont een sterke servicegerichtheid en stelt oplossingen voor binnen het wettelijk kader en de procedures.
- Je werkt graag in team: je werkt vlot samen, deelt informatie op het juiste moment en draagt bij aan een efficiënte teamdynamiek.
- Je communiceert duidelijk en constructief, zowel schriftelijk als mondeling, past je boodschap aan je gesprekspartner aan en zorgt voor een betrouwbare opvolging.
Infrabel wil de maatschappelijke diversiteit weerspiegeld zien in haar medewerkers. Jouw talenten en enthousiasme, daar draait het om, niet om je geslacht, leeftijd, origine of beperking.
ONS AANBOD
- Een boeiende en afwisselende job.
- Bij een stabiel bedrijf dat bijdraagt aan een duurzame mobiliteit voor de samenleving.
- Talrijke opleidings- en doorgroeimogelijkheden: jij bent ondernemer van je eigen carrière.
- Veel flexibiliteit, zodat je zelf de balans tussen werk en privé kan bepalen.
- Een aantrekkelijk loonpakket met verschillende aanvullende voordelen.
- Gratis reizen met de trein.
DE WERKOMGEVING
Infrabel bouwt, onderhoudt en vernieuwt de spoorweginfrastructuur in België. Samen met 10.000 collega's willen we innoveren en impact maken op een zorgzame, betrouwbare, positieve en moedige manier. Deze kernwaarden vormen de basis van onze bedrijfscultuur en geven richting aan alles wat we doen. Met een focus op data, digitalisatie en sterke partnerships bouwen we nu al aan duurzame en veilige mobiliteit, voor nu en in de toekomst.
Benieuwd naar meer? Klik dan hier voor meer info.
Bij Infrabel zijn we trots op ons Top Employer certificaat! Het is het resultaat van onze talrijke projecten op vlak van veiligheid en welzijn van onze collega's, maar ook voor ons ambitieus diversiteits- en inclusiebeleid. Telewerken, persoonlijke ontwikkeling, ergonomie, motivatie van het personeel en stressbeheer zijn maar enkele voorbeelden van de thema's waar we dagelijks aan werken.
WELKE STAPPEN DOORLOOP JE?
- Solliciteer online.
- CV screening.
- Wij nemen contact met je op.
- Persoonlijkheidsvragen & selectiegesprek.
- Welkom bij Infrabel!
Heb je een beperking en kunnen redelijke aanpassingen je een vlotte sollicitatie ervaring garanderen? Laat het ons dan weten.
VRAGEN OVER DEZE VACATURE?
Caroline Lallemand, Talent Acquisition Specialist | E-mail: caroline.lallemand@infrabel.be
